Edcomp.ru

Советы по настройке и оптимизации компьютера
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Группировка строк и столбцов в Excel

Группировка строк и столбцов в Excel

Работать с большим количеством информации в Excel бывает сложно. Многочисленные строки сливаются при просмотре. Найти что-то в таком массиве практически нереально. Не говоря уж о том, чтобы редактировать таблицу или использовать данные из неё. Но можно объединить позиции, разбить их на отдельные списки или вовсе «спрятать». Разберитесь, как сделать группировку в Excel, чтобы структурировать или скрывать ряды. Они останутся в документе, но отображаться будут только тогда, когда вы на них нажмёте. Так вы сможете спокойно поработать с необходимыми ячейками, не отвлекаясь на не используемые характеристики.

Как работать в Excel

Как сгруппировать объекты?

Вот как сгруппировать данные в Excel:

  1. Отметьте нужные ряды.
  2. Чтобы выделить множество позиций, находящихся рядом, кликните по первой и последней категории в диапазоне с зажатой клавишей Shift. Или «обведите» их курсором.
  3. Для охвата всей строки или колонки в Excel, нажмите на её номер или букву. Если вы собираетесь группировать ряд 23, выберите число «23» слева, если столбец F —символ «F» над таблицей.
  4. Несвязный диапазон (ячейки, которые располагаются далеко друг от друга) скомбинировать нельзя.
  5. После того как вы выбрали категории, откройте раздел «Данные» наверху окна.
  6. Найдите панель «Структура».
  7. Нажмите на маленькую чёрную стрелочку рядом с кнопкой «Группировать». Там будет нужная опция.
  8. Если вы выделили только строки или только столбцы, результат будет сразу.
  9. При работе с прямоугольной областью, программа спросит, к чему применять атрибут — к рядам или к колонкам. Можно сгруппировать и те и другие. Но данные позиции придётся объединять отдельно. Однако в группу попадёт не сам прямоугольник, а все ряды и столбики, входящие в него.

По завершении этих манипуляций наверху или слева от рабочей области Excel появится линия с пиктограммой в виде минуса. Это графическое обозначение соединённых категорий. Луч «охватывает» данные объекты и показывает, где они находятся.

Как работать в Excel

Можно создавать сложные комбинации, вложенные друг в друга.

  1. Добавьте новую группу в уже существующую. Просто выделите любые строки или столбцы, которые уже находятся в ней, и нажмите «Группировать».
  2. Рядом с «главным» лучом появится другой — поменьше. Вверху слева от рабочей области отобразятся цифры. Это уровни. Первый обозначает родительскую структуру, второй — вложенную и так далее.
  3. Можно создать максимум восемь уровней.

Как скрыть сгруппированные объекты?

Вот как группировать в Excel и скрывать объекты:

  1. Объедините какие-нибудь строки.
  2. Слева от них появится луч с «минусом» в начале.
  3. Нажмите на иконку с минусом. Она превратится в плюс. И данные ряды свернутся.
  4. Чтобы развернуть их, опять кликните на начало луча.

Настройки структуры

Есть ещё один способ.

  1. Если вы создали в Excel множественную группировку с большим количеством структур, в области слева вверху появятся числа.
  2. Допустим, у вас семь уровней групп. Кликните на цифру «3». Четвёртый, пятый, шестой и седьмой подуровни свернутся.
  3. Чтобы раскрыть список, кликните на его номер.
  4. Если вы нажмёте на цифру «1», скроются все объединённые позиции.

Также это можно сделать на панели управления, на которой находится кнопка «Группировать»:

  1. Поставьте курсор-ячейку в какую-нибудь группу.
  2. Найдите в разделе «Структура» кнопки «Отобразить детали» и «Скрыть детали». Если вы кликните на первую, категория развернётся, если на вторую — свернётся.

Как убрать группировку?

Вот вы разобрались, как сгруппировать строки в Excel, и испробовали это на практике. Но как теперь убрать созданные комбинации, чтобы таблица выглядела нормально, и отображался весь текст? Просто следуйте инструкции.

  1. Выделите скомбинированные категории.
  2. На панели «Структура» нажмите «Разгруппировать».
  3. Если вы отметите только один ряд, он будет исключён из группы. А категория, в которой он находился, разделится надвое.
  4. Чтобы убрать сразу все комбинации, кликните «Удалить структуру». Они исчезнут из документа.

Группировка строк

Промежуточный итог

Колонки можно группировать при помощи специальной функции Excel «Промежуточный итог». Она создаёт структуры и подсчитывает значения внутри их. Разберёмся на примере.

  1. Допустим, в таблице, в которой находятся данные по продажам костюмов, есть столбцы «Наименование товара», «Размер», «Количество на складе» и «Цена».
  2. Отсортируйте пункты в сетке по названию товара. Например, в строки 2–13 забейте информацию по категории «Серые пиджаки», в 14–27 — «Белые рубашки» и тому подобное.
  3. Выделите все столбики.
  4. В меню «Данные» на панели «Структура» нажмите «Промежуточный итог». Откроется окно с несколькими полями.
  5. Откройте выпадающий список «При каждом изменении в». Там будут все ваши категории. Выберите «Наименование товара». Так система объединит все строки с одинаковыми названиями. Если вы всё отсортировали, будут группы «Пиджаки», «Рубашки» и так далее.
  6. В разделе «Добавить итоги по» поставьте галочку в «На складе».
  7. В списке «Операция» выберите «Сумма».
  8. Нажмите «OK».
  9. Информация будет разделена на группу по категориям «Наименование». Под каждой структурой появится подсчёт: общее количество того или иного товара на складе.
  10. Если вы отметите в области «Добавить итоги по», к примеру, цену, Excel укажет отдельно стоимость пиджаков и рубашек.
  11. Так можно подсчитать количество каких-то позиций, среднее арифметическое, производное, смещённое отклонение и даже дисперсию. Все функции доступны в выпадающем списке «Операция».
  12. Чтобы избавиться от этих структур, в окне «Промежуточные итоги» нажмите «Убрать всё».
Читайте так же:
Как повысить ФПС в Apex Legends

Группировка столбцов

В Excel можно группировать ряды и колонки, объединять их в различные категории, создавать вложенные списки. Также есть функция расчёта промежуточных итогов.

Группировка столбцов в Excel

Иногда рабочая таблица содержит сложные данные, которые очень трудно читать и анализировать, чтобы проще и проще получать доступ к этим типам данных, группировка ячеек поможет вам. Группировка столбцов или строк используется, если вы хотите визуально сгруппировать элементы или отслеживать их в сжатой и организованной форме под одним заголовком или если вы хотите скрыть или показать данные для лучшего отображения и представления. Группировка очень полезна и чаще всего используется в бухгалтерских и финансовых таблицах. В разделе «Данные» на ленте можно найти параметр «Группа» в разделе структуры. В этой теме мы собираемся узнать о группировке столбцов в Excel.

Сочетание клавиш для групп столбцов или строк

Shift + Alt + Стрелка вправо — это сочетание клавиш для группировки столбцов или строк, тогда как

Shift + Alt + Стрелка влево — это клавиша быстрого вызова, чтобы разгруппировать столбцы или строки.

Определение группировки столбцов в Excel

Это процесс, в котором вы визуально группируете элементы столбцов или наборы данных для лучшего отображения

Как включить группировку столбцов в Excel?

Давайте рассмотрим, как группировать столбцы и как свернуть и развернуть столбцы после группировки столбцов.

Вы можете скачать этот шаблон Excel для группировки столбцов здесь — Шаблон Excel для группировки столбцов

Пример № 1 — Группировка столбцов в Excel

Группировка столбцов в Excel хорошо работает для структурированных данных, где они должны содержать заголовки столбцов и не должны содержать пустых данных столбца или строки.

Сначала вам нужно выбрать столбец, по которому вы хотите его сгруппировать (т.е. столбцы B, C, D, E). Перейдите на вкладку «Данные», затем нажмите на групповой вариант в разделе схемы.

Нажмите на столбцы и затем нажмите ОК

Теперь вы можете наблюдать в данных, столбцы сгруппированы идеально, а контурные панели, которые вы можете наблюдать в верхней части, представляют различные уровни организации данных. Группировка также вводит опцию переключения или создает иерархию групп, известную как контур, чтобы помочь вашему рабочему листу выглядеть организованно, где каждая полоса представляет уровень организации (Группировка также называется Контурами).

Как свернуть и развернуть столбцы после группировки столбцов

Вы можете нажать кнопки «-» на полях, чтобы свернуть столбцы (столбцы B, C, D, E полностью исчезают) или в случае, если вы хотите снова их развернуть, нажмите кнопки «+» на полях (B, C, D, E столбцы появляются)

Другой способ доступа к данным — использование 1 или 2 параметров в левой части листа, т. Е. Это называется состоянием, 1-й вариант называется скрытым состоянием (если щелкнуть по нему, он будет скрывать столбцы B, C, D, E). ) в то время как 2-й вариант называется скрытым состоянием, он будет расширять эти скрытые столбцы IE B, C, D, E Столбцы появляются

Разгруппировать столбцы в Excel

Выберите столбцы, которые вы хотите разгруппировать (то есть столбцы, которые вы ранее сгруппировали). На вкладке «Данные» в группе «Структура» щелкните команду «Разгруппировать».

Нажмите на столбцы и затем нажмите ОК

Теперь вы можете наблюдать, как полосы данных и кнопки «+» и «-» исчезают на листе Excel после выбора параметра разгруппировки.

Пример №2 — Группировка нескольких столбцов для данных о продажах в Excel

В приведенном ниже примере таблица содержит данные о месячных продажах продуктов за период с января по декабрь, а также представлены в квартальных и годовых продажах.

Читайте так же:
Как включить режим гибернации в Windows 10 8 7

Здесь данные структурированы и не содержат пустых ячеек, скрытых строк или столбцов.

В конечном итоге я не хочу, чтобы отображались все данные о продажах за месяц, я хочу, чтобы отображались только данные о продажах за квартал и год, это можно сделать с помощью нескольких групп столбцов.

Изначально мне нужно выбрать столбец, по которому я хочу его сгруппировать, теперь давайте выберем месяцы (например, столбцы январь, февраль, март). Перейдите на вкладку «Данные» на домашней ленте, она откроет панель инструментов под лентой, затем щелкните опцию группы в разделе контура, теперь вы можете наблюдать в данных, столбцы сгруппированы идеально.

Нажмите на столбцы и затем нажмите ОК

Аналогичная процедура применяется или применяется для столбцов апрель, май, июнь и июль, август, сентябрь и октябрь, ноябрь, декабрь

После того, как группировка вышеупомянутых ежемесячных столбцов завершена, вы можете наблюдать в наборе данных, столбцы сгруппированы идеально и четыре контурные панели, которые вы можете наблюдать в верхней части, представляют различные уровни организации данных.

Свертывание и расширение столбцов после группировки столбцов

Вы можете нажать символ «» или кнопки на панели структуры, чтобы свернуть все столбцы месяца, как только вы закончите, вы можете наблюдать, как все столбцы месяца полностью исчезают, и появляются кнопки « Позитив» или «+» на панели структуры.

Теперь данные о продажах выглядят в сжатой и компактной форме, и они выглядят хорошо организованными и структурированными финансовыми данными. В случае, если вы хотите проверить какие-либо конкретные ежемесячные данные о продажах, вы можете снова развернуть их, нажав кнопки «+» на панели структуры, чтобы снова отобразились все данные о ежемесячных продажах.

Другой способ получить доступ или скрыть данные за месяц — это использовать 1 или 2 параметра в левой части листа, т. Е. Он называется состоянием, 1-й вариант называется скрытым состоянием (при одном щелчке по нему будут скрыты все столбцы месяца). ) в то время как 2-й вариант называется невидимым состоянием, он будет расширять эти скрытые столбцы, т.е. все столбцы месяца появляются

То, что нужно запомнить

Группирование столбцов или строк в Excel полезно для создания и ведения хорошо организованных и структурированных данных о финансовых продажах.

Это лучшая и превосходная альтернатива для сокрытия и скрытия ячеек, иногда, если вы используете опцию скрытия, это не будет понятно другому пользователю электронной таблицы Excel. Он должен отслеживать, какие столбцы или строки вы спрятали и где вы спрятались.

Прежде чем применять группирование столбцов или строк в Excel, вы должны убедиться, что ваши структурированные данные не содержат скрытых или пустых строк и столбцов, иначе ваши данные будут сгруппированы неправильно.

Помимо группировки, вы также можете выполнить суммирование набора данных в разных группах с помощью команды Подытог.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по группированию столбцов в Excel. Здесь мы обсудили, как включить группирование столбцов в Excel, а также примеры и загружаемый шаблон Excel. Вы также можете посмотреть на эти полезные функции в Excel —

Группировка и разгруппировка данных в Excel

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

  • Настраиваем параметры функции
  • Группируем данные по строкам
  • Группируем столбцы
  • Создаем многоуровневую группировку
  • Разгруппировываем данные
  • Заключение

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

Переход к параметрам функции Группировка в Эксель

    Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

  1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
  2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.Имя итоговой ячейки для группировки данных в Эксель
  3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Группировка выделенных строк в ЭксельЕсли же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.Группировка выделенных строк в Excel
  4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Группировка строк в ЭксельПримечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.Группировка выделенных строк в Эксель

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

    Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

Создание многоуровневой группировки в Эксель

    В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

  1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.Разгруппировка в Эксель
  2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Разгруппировка в Excel Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
  3. Вот и все, что требовалось сделать.Разгруппированная таблица Эксель

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

  1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
  2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. Многоуровневая группировка строк в Excel
  3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
  4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. Многоуровневая группировка строк в Excel

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

Многоуровневая группировка строк в Excel

  1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
  2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
  3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
  4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

  1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
  2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
  3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
  4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

Многоуровневая группировка строк в Excel

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

  1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
  2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
  3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
  4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
  5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
  6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
  7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
  8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
  9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
  10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

  1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
  2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
  3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию