Edcomp.ru

Советы по настройке и оптимизации компьютера
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Импорт и экспорт картинок в Excel

Извлечение изображения из документа Microsoft Excel

Картинка в Microsoft Excel

При работе с файлами Excel бывают не только случаи, когда нужно вставить изображение в документ, но и обратные ситуации, когда рисунок, наоборот, нужно извлечь из книги. Для достижения данной цели существует два способа. Каждый из них является наиболее актуальным при тех или иных обстоятельствах. Давайте подробно рассмотрим каждый из них, чтобы вы могли определить, какой из вариантов лучше применить в конкретном случае.

Извлечение картинок

Главным критерием выбора конкретного способа является тот факт, хотите ли вы вытащить одиночное изображение или произвести массовое извлечение. В первом случае можно удовлетвориться банальным копированием, а вот во втором придется применить процедуру конвертации, чтобы не терять время на извлечении каждого рисунка по отдельности.

Способ 1: копирование

Но, прежде всего, давайте все-таки рассмотрим, как произвести извлечение изображения из файла методом копирования.

    Для того чтобы скопировать изображение, прежде всего его нужно выделить. Для этого кликаем по нему один раз левой кнопкой мыши. Затем выполняем щелчок правой кнопкой мыши по выделению, тем самым вызывая контекстное меню. В появившемся списке выбираем пункт «Копировать».

Копирование изображения через контекстное меню в Microsoft Excel

Можно также после выделения изображения перейти во вкладку «Главная». Там на ленте в блоке инструментов «Буфер обмена» щелкаем по пиктограмме «Копировать».

Копирование изображения с помощью кнопки на ленте в Microsoft Excel

Вставка изображения в программе Paint

Сохранение изображения в программе Paint

Преимущество данного способа заключается в том, что вы сами можете выбрать формат файла, в котором сохранить картинку, из поддерживаемых вариантов выбранного редактора изображений.

Способ 2: массовое извлечение изображений

Но, конечно, если изображений больше десятка, а то и несколько сотен, и их всех нужно извлечь, то вышеуказанный способ представляется непрактичным. Для этих целей существует возможность применить конвертацию документа Excel в формат HTML. При этом все изображения автоматически будут сохранены в отдельной папке на жестком диске компьютера.

    Открываем документ Excel, содержащий изображения. Переходим во вкладку «Файл».

Переход во вкладку Файл в Microsoft Excel

Переход к соранению документа Microsoft Excel

Сохранение файла в Microsoft Excel

Папка с изображениями в Проводнике Windows

Изображения в Проводнике Windows

Вытащить картинки из файла Excel не так уж сложно, как могло показаться на первый взгляд. Это можно сделать либо путем простого копирования изображения, либо путем сохранения документа, как веб-страницы, встроенными инструментами Эксель.

ЗакрытьМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12464 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

ЗакрытьОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Импорт и экспорт картинок в Excel

Очень часто в рабочем документе пользователь может столкнуться с необходимостью вставить картинку или же, наоборот, сохранить её на свой компьютер. Например, вам поступил прайс или каталог, и иллюстрации, содержащиеся в нём, необходимы вам для наполнения интернет-магазина. Может показаться, что всё довольно легко, однако, многие сталкиваются с проблемами в попытках вытащить их из документа в формате Excel. Давайте выясним, какие действия следует предпринять, чтобы быстро и без проблем вставить или вытащить изображение из Excel.

Импорт и экспорт картинок в Эксель

Добавить или скачать картинки в Эксель можно штатными средствами редактора

Вставка фото или рисунка

Чтобы поместить рисунок на листе, перейдите во вкладку «Вставка», там вы найдёте область «Иллюстрации». Выделите ячейку, в которую вы хотите его вставить, нажмите на кнопку «Рисунок» или «Картинка» и в появившемся меню выберите необходимое изображение. По умолчанию открывается папка «Изображения», в которую, как правило, сохраняются все файлы, загруженные из интернета. Если же необходимое изображение находится в другом месте, после перехода в меню «Рисунок», обратите внимание на окно, появившееся слева. Это корневая структура всех носителей и папок, находящихся на компьютере. Благодаря ей вы можете найти именно ту папку, в которую вы сохранили рисунок.

Вставка картинки в Excel

Открытое изображение можно подвергнуть всяческим изменениям, например, увеличению, уменьшению или развороту. Кликнув на рисунок, и таким образом, выделив его, вы заметите, что он будет заключён в рамку с кружками и квадратами. Перетаскивая их, вы будете увеличивать или уменьшать размер картинки, а зелёный кружочек сверху позволит развернуть его как вам угодно. Также рисунок можно подвергнуть более серьёзным настройкам, выделив и кликнув правой кнопкой мыши, а в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Размер и положение». В появившемся окне предоставлена информация об исходном размере изображения, есть возможность задать точные параметры высоты, ширины и поворота. Если желательно сохранить пропорции изображения, поставьте галочку напротив пунктов «Сохранить пропорции» и «Относительно исходного размера». Эти настройки предназначены в основном для изменения размера и формы, однако, вы также можете изменить сам рисунок, придав ему, например, конкретный оттенок или, вообще, перекрасить. Выделив его, в самом низу вы увидите пункт «Формат рисунка». Здесь вам доступны функции наделения изображения тенью, настройка её цвета и угла падения. Кроме того, вы можете настроить его отражение, настроив сторону, куда он будет отражаться, размер, прозрачность, расстояние и т. д. На самом деле, там множество разнообразных параметров, регулировка которых в конечном счёте сможет изменить изображение до неузнаваемости.

Меню Формат рисунка

Сохранение картинки, фото и т. д.

Итак, мы разобрались, как можно копировать рисунок и вставить его в документ, а кроме этого, выяснили, где и каким именно изменениям можно его подвергнуть. Однако иногда встаёт вопрос, как же «вытянуть» или сохранить изображения, которые размещены в скачанном с интернета документе формата Excel? Существует несколько вариантов.

Сохранить как web-страницу

  1. Сохраните документ в формате интернет-страницы, то есть html. Выберите пункт «Меню», а там «Сохранить как». В выпадающем списке пункта «Типа файла» выберите веб-страница. Там их несколько и вы можете выбрать любую. Перейдите в ту директорию, где был сохранен ваш документ и откройте его с помощью браузера. В нём вы увидите сам текст и все изображения, которые будет легко скачать просто кликнув на них правой кнопкой мыши и выбрав команду «Сохранить картинку как». Название самой команды может варьироваться, в зависимости от установленного браузера.
  2. Если изображение изначально имеет хорошее разрешение и качество, вы можете растянуть его, скопировать, используя комбинацию клавиш «Ctrl+C», а затем открыть стандартную программу Paint и вставить. Затем сохраняем и получаем файл в формате PNG.
  3. Кроме вышеуказанных простых операций, популярность программы Excel обеспечила её дополнительным софтом, который предназначен для решения разнообразных специфических и конкретных задач. Именно с этой целью была создана надстройка именуемая PastePictures. Благодаря ей, программа производит поиск картинок в указанной папке, основываясь на содержимом ячеек таблицы, а затем вставляет их в соседние ячейки или примечания к ним. Помимо этого, её функциональность позволяет скачивать изображения по ссылкам и сохранять их в конкретные папки, а затем вставлять в примечания к ячейкам. Скачав надстройку и открыв её, вам будет предоставлена возможность тестового прогона, во время которого вы увидите её основные возможности на примере специально созданного документа, куда затем будут добавлены картинки и изменён формат таблицы. Кроме этого, в ней есть множество других параметров, которые позволят вам с удобством работать над таблицами, вставлять и сохранять изображения. Выше был описан процесс вставки картинок в документ. Чтобы сохранить их, выберите установленную надстройку и в левом верхнем углу кликните на команду «Изображения». В ней вы увидите пункт «Сохранить картинки с листа в файлы», благодаря которому вы и перенесёте изображения в память вашего компьютера. Скачать надстройку можно, перейдя по этой ссылке — http://excelvba.ru/programmes/PastePictures.
Читайте так же:
Решение ошибки «Не удаётся запустить Windows из-за испорченного или отсутствующего файла WINDOWSSYSTEM32configsystem»

Вышеуказанные действия помогут вам в решении проблемы сохранения и вставки разнообразных изображений в документах формата Excel, а некоторые из них применимы и в Word.

Надстройка для вставки картинок (изображений) в Excel

Предназначение программы: вставка изображений в таблицу Excel, поиск картинок в папке или в Google, экспорт картинок из таблицы в папку.

Основные функции программы:

  • вставка фото из папки (поиск по имени файла)
  • вставка картинок по ссылкам из таблицы
  • поиск изображений в гугл по данным с листа Excel
  • экспорт изображений с листа в файлы
  • сжатие изображений перед вставкой (получается файл минимального размера)
  • поиск картинок в подпапках (глубина поиска по подпапкам не ограничена)
  • добавление гиперссылок к вставляемым изображениям
  • 3 варианта поиска файлов в папке (по точному совпадению имени файла и значения ячейки, или по частичному вхожению)
  • 2 режима вставки картинок — подгонка размеров под ячейку, или соблюдение пропорций исходного изображения
  • возможность вставки изображений в примечания к ячейкам
  • поиск недостающих фотографий товара в Google (в т.ч. поиск по заданным сайтам)
  • режим вставки изображений сразу в несколько столбцов
  • экспорт полноразмерных изображений (в каком виде они хранятся внутри файла Excel)

Подробнее — в разделе Справка по программе

На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Видеоинструкция по дополнительным возможностям

На видео рассказывается о возможностях поиска изображений в Google:

Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

Надстройка позволяет искать в выбранной папке изображения, основываясь на содержимом ячеек таблицы Excel, и производить вставку найденных изображений в соседние ячейки (или в примечания к этим ячейкам).

Кроме того, надстройка умеет скачивать изображения по ссылкам, сохраняя загруженные изображения в заданной папке, и вставлять картинки в примечания к ячейкам.

Принцип работы с программой:

  1. Скачиваем файл программы (по ссылке выше), и сохраняем его куда-нибудь себе на диск. (например, на Рабочий Стол)
  2. Запускаем файл надстройки PastePictures.xla(как любой другой файл Excel — двойным щелчком)
  3. Открываем файл с названиями картинок (пример файла вы увидите при тестировании программы)
  4. На панели инструментов программы нажимаем кнопку «Настройки», выставляем нужные параметры
    • На форме настроек выбираем путь к папке, содержащей картинки (изображения)
    • Выставляем необходимые размеры для ячеек с картинками, выбираем первую ячейку на листе с именем файла
    • Указываем номер столбца, в который будут помещены изображения
    • и т.д. и т.п. — настроек там много разных, но разобраться в них совсем не сложно
  5. Нажимаем в меню «Изображения» — «Вставить картинки из папки», и через несколько секунд получаем результат.
  6. Если в исходной таблице — не имена файлов, а ссылки (URL) на картинки в интернете, то используем для запуска пункт меню «Изображения» — «Вставить картинки по ссылкам».

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки PastePictures воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 15 дней бесплатного использования ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1800 рублей .

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 600 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 507785 просмотров
Читайте так же:
Настройка рабочего стола Windows

Комментарии

Здравствуйте, Антон.
Ну так программа это умеет (см. вторую видеоинструкцию)
В чём сложность?

ДОбрый день.
Есть задача — есть прайс с названием товара, артикулом, описанием, ценой. Задача залить отдельно прайс и картинки к прайсу. В вебассисте можно загрузить отдельно этот прайс и отдельно картинки, которые будут приклеиваться к товару через точные совпадения знечения в одной ячейке ( пусть это артикул) и название файла картинки.
. Нужно сделать так, что бы надстройка искала картинку на определенном сайте по названию товара ( ячейка) или артикулу ( ячейка другая) и потом загружала картинку в определенную папку с таким же названием файла

Здравствуйте, Елена
Решается формулой в отдельном столбце, которая будет преобразовывать текст 12345_А в 12345_1_А
Формула нужна типа такой: =ПОДСТАВИТЬ( ячейка; «_»;»_3_»)
И потом по этому столбцу с формулой вставляйте картинки.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, есть ли решение следующей проблемы:
В папке несколько изображений одного и того же товара. Нумеруются они следующим образом : Артикул_номер изображения. Например: 12345_1, 12345_2,12345_3 и т.д.
В файл мне необходимо подтянуть только одно изображение по каждому артикулу. Изображение определённое, например, под номером 3, а не под номером 1. Моно ли как-то пометить нужное мне изображение, чтобы именно оно потягивалось? т.е. чтобы артикул считывался, а порядковый номер игнорировался, а вместо него считывался подставленный символ.

Например: в файле прописано 12345_А, а в папке 12345_1_А. Распознаётся артикул, буква и фото подтягивается.
Но: так не получается , я тестировала.
Какие ещё есть варианты решения вопроса?

Как добавить гиперссылку (с сайта) на сам товар к картинке.
В файле есть колонка с ссылками. НО нет понимания как они прилипнут к картинке.
Можете подсказать как это сделать?

Владимир, а как с этим бороться?
При всём желании вы не сохраните файл со слешем в имени файла.
И есть только 2 варианта: просто удалять эти недопустимые символы, либо менять их на что-то.
Я выбрал второй вариант, — менять на символ подчеркивания.

Здравствуйте.
При сохранении картинки (если нужно сохранить картинку с оригинальным наименованием) в тексте сохраненной картинки программа меняет некоторые символы на нижнее подчеркивание, например / на _. » тоже на _. В наименованиях эти знаки встречаются часто, можно ли с этим как то боротся? В программе три режима сопоставления, но они не меняют ситуацию.

Добрый день.
Очень понравилась ваша надстройка. Но не понял что нужно внести в настройки чтобы скачиваемые по ссылке картинки подхватывали гиперссылки на страницу товара из соседней колонки?
С уважением,
Алексей

Пока в процессе тестирования.
Есть два вопроса:
1) Если список имеет группировки, то при сворачивании — всегда остается видна я так понимаю последняя картинка и она не пропадает/скрывается.
— до сворачивания группировки: http://prntscr.com/17aagb6
— после сворачивания: http://prntscr.com/17aakjo

2) Возможно ли добавить или индивидуально дописать функционал с выводом только одной картинки для нескольких
строк прайса. Т.е. если подряд идут строчки скажем с одинаковым названием или «Товара» или «Названия файла картинки», то
объединять с помощью .merge такие ячейки и вставлять одну картинку.
Пример: http://prntscr.com/17abwfj

P.S. просьба ответ продублировать на email

Здравствуйте, Виталий.
Размер файла зависит от размеров вставленных картинок, а они, а свою очередь, зависят от ширины столбца, в которой они вставляются.
Уменьшите ширину столбца на 10-15%, и вес файла уменьшится на 30-50%

Добрый день, подскажите, папка с картинками весит 20Мб, файл без картинок 356Кб, на выходе получаем 86-257Мб(зависит от настроек). Пару раз выходило получать нужный размер до 25Мб, но на следующий день при тех же настройках, картинках и том же файле происходит ситуация описанная выше. В чем может быть ошибка?

Алексей, надо по очереди для каждого листа запускать.

Как использовать программу на разных страницах одного файла?

Здравствуйте, Игорь.Благодарю за ответ. Галочка в опциях оказывается стояла.Если описанное мной повторится, я постараюсь зафиксировать и Вам отправить.

Здравствуйте, Виктория.
Чтобы панель инструментов надстройки была доступна для всех файлов, — нужно, чтобы надстройка была запущена раньше всех открываемых файлов.
Нажмите О ПРОГРАММЕ — ОПЦИИ, и поставьте галочку Запускать автоматически. После этого перезапустите Excel.
Теперь надстройка PastePictures запустится раньше других файлов, и вкладка НАДСТРОЙКИ будет всегда присутствовать на ленте Excel.

Добрый день. В процессе работы с файлом .xlsx выяснилось следующее: в какой-то момент из ленты исчезает вкладка надстройки и я не могу с ней работать. В настройке ленты эта вкладка включена. Во вновь создаваемом новом файле эта вкладка опять появляется. Приходится копировать содержимое в новый файл и работать. В чем может быть проблема, подскажите пожалуйста

Макрос шедеврален.
Жаль только что нашел его немного поздно, потратил бы меньше времени на поиск каталога фото в сети, и 7 тысяч рублей.
Есть прайс с ссылками на фото.
Настроил макрос минут за 5.
В итоге скачал всю базу фотографий товаров у поставщика ,а это около 100 тысяч фотографий за 4 часа.
Буду тестить его дальше.
Но уже могу рекомендовать данный макрос.
Функционал безупречный.
Спасибо разработчику

Алексей, вам нужно использовать другой пункт меню, — Загрузить картинки по ссылкам.

хотел сохранить фото с xls , пишет что — нет папки xl/drawings в структуре документа.
первый столбец — a053743 / второй стобец ссылка — https://elektrostandard.ru/images/catalog/trekovyy-svetodiodnyy-svetilni.

Здравствуйте!
Excel не отображает панель Надстройки. Что делать?

Здравствуйте. А на Винде 10 она будет работать?

Читайте так же:
Установка LibreOffice в Ubuntu

Здравствуйте. При наложении фильтров на столбцы, всегда отображается последняя картинка, даже если она не подходит под фильтр. Предлагаю дописать функцию, чтобы она определяла размер первой после последней картинки ячейки, цвет фона, и дописывала туда изображение размера ячейки и цвета фона, чтобы оно было, но его как бы и не было.

Здравствуйте, Андрей.
Напишите мне в скайп, обсудим.

Здравствуйте, Игорь.
Ранее я задавал вопросы на эту тему проблема до сих пор осталась актуальной
ранее заданные вопросы:
Андрей, 21 Июн 2019 — 21:41.#2
ваш ответ: Игорь (администратор сайта), 22 Июн 2019 — 05:39.#1
Андрей , 23 Июн 2019 — 00:00.#30
ваш ответ: Игорь (администратор сайта), 23 Июн 2019 — 00:07.#29
Андрей , 23 Июн 2019 — 00:38.#28, Андрей , 29 Июн 2019 — 15:19.#22- остались без ответа

Повторюсь еще раз: проблема в том что- Есть папка с фото и есть прайс лист с артикулами, фото содержат в своем имени эти же артикула, также есть дополнительные фото к этим артикулам. (с приставками)
К примеру:
в прайс листе Артикул 3401, а фотографии к этому артикулу могут быть с названием 3401, 3401_1, 3401_2, 3401_3, 3401_1_lg.jpg.
При выборе разных вариантов сопастовления в программе:
1. Имя файла содержит в себе текст ячейки — подставляет только — 3401_1
2. Текст в ячейке содержит в себе имя файла — подставляет только — 3401
3. Текст в ячейке совпадает с именем файла — подставляет только — 3401 (аналогично второму пункту)

Что нужно сделать чтобы фотографии с номерами 3401_2, 3401_3, 3401_1_lg.jpg тоже подставлялись к артикулу 3401. Получается что они просто теряются и не подставляются, хотя они нужны потому что являются продолжением, приложенными к артикулу дополнительными фотографиями.

Да, привязывается к ПК. В стоимость входит 2 активации, так что сможете пользоваться и дома и на работе.

Доброго времени суток. Лицензия привязывается к ПК? или могу на домашнем и рабочем пк её запускать?

Здравствуйте, Владимир.
Скиньте мне свой файл с картинками на почту или в скайп, решим проблему.

Добрый день какие могут быть причины сбоя при экспорте картинок(сохранении с листа) в исходном качестве
ofice prof + 2016
выскакивает окно пустое и все
а еще в статусе пишет идет сохранение с xlsx zip

Как экспортировать сразу все изображения из Excel?

Если в вашей книге много изображений, которые вы хотите сохранить сразу в определенной папке, обычно вы можете скопировать одно изображение и вставить его в Paint, а затем сохранить . Но на повторное копирование-вставку уходит много времени. Здесь я расскажу вам о некоторых приемах решения этой задачи.

Экспорт всех изображений сразу из Excel с помощью функции «Сохранить как»

Экспорт всех изображений сразу из Excel с помощью Kutools for Excel

  • Повторное использование чего угодно: добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
  • Более 20 текстовых функций: извлечение числа из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
  • Инструменты слияния: несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек/строк/столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и суммируйте.
  • Инструменты разделения: разделение данных на несколько листов в зависимости от значения; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; Один столбец в несколько столбцов.
  • Вставить пропуск скрытых/отфильтрованных строк; Подсчет и сумма по цвету фона; Массовая отправка персонализированных писем нескольким получателям.
  • Суперфильтр: создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделе, дню, частоте и т. Д. Фильтр жирным шрифтом, формулами, комментарием …
  • Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.
Экспортировать все изображения сразу из Excel с функцией «Сохранить как»

Потрясающе! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Сэкономьте 50% своего времени и сократите тысячи щелчков мышью каждый день!

Чтобы извлечь все изображения из книги, вы можете сохранить книгу как веб-страницу, а все изображения, включая диаграммы, фигуры и другие объекты также будут сохранены в папке.

1 . Откройте книгу, содержащую изображения, которые вы хотите сохранить.

2 . Нажмите Файл > Сохранить как , в окне Сохранить как укажите папку для сохранения экспортированного файла, а затем щелкните раскрывающийся список Тип файла , чтобы выбрать веб-страницу , см. снимок экрана:

3. А затем нажмите кнопку Сохранить , перейдите в указанную папку, вы увидите два файла, один из которых является файлом формата HTML, а другой — папкой, содержащей изображения, диаграммы или другие объекты из книги.

4 . Затем вы можете перетаскивать только изображения в другую папку по мере необходимости.

Экспорт всех изображений сразу из Excel с помощью Kutools for Excel

Вышеупомянутый метод может извлечь все объекты из книги, возможно, некоторые из них, которые вам не нужны , если у вас есть Kutools for Excel , установленный в Excel, его функция Экспорт графики может помочь вам сохранить только те изображения, которые вам нужны.

Kutools for Excel включает более 300 удобных инструментов Excel. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 30 дней. Получить сейчас .

После установки Kutools for Excel , пожалуйста, сделайте следующее:

1 . Нажмите Enterprise > Импорт/экспорт > Экспорт графики , см. Снимок экрана:

2 . В диалоговом окне Экспорт графики :

(1.) Выберите параметр «Изображения» в раскрывающемся списке Типы ;

Читайте так же:
Лучшие плееры для музыки в формате FLAC

(2.) Нажмите кнопку , чтобы выбрать папку для сохранения ваших экспортируемых изображений;

(3.) Наконец, щелкните раскрывающийся список из Формат экспорта , чтобы выбрать один формат для вашего изображения.

3 . Затем нажмите OK , чтобы закрыть диалоговое окно, и в указанную папку будут экспортированы только изображения из текущей книги, см. Снимки экрана:

Нажмите Экспорт графики , чтобы узнать больше об этой функции.

Экспорт данных в Excel

С помощью мастера экспорта можно экспортировать данные из базы данных Access в файл формата, распознаваемого приложением Excel. В этой статье описаны процедуры подготовки и экспорта данных в Excel, а также приведены рекомендации по поиску и устранению типичных неполадок, которые могут при этом возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel приложение Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет их в файле, который можно открыть в Excel. Если данные требуется копировать из Access в Excel достаточно часто, можно сохранить параметры операции экспорта для повторного использования и даже запланировать ее автоматический запуск через определенные интервалы времени.

Стандартные сценарии экспорта данных в Excel

В отделе или рабочей группе для работы с данными используется как Access, так и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, но для анализа и распространения его результатов используется Excel. Группа выполняет экспорт данных в Excel по мере необходимости, но этот процесс требуется сделать более эффективным.

Вы используете Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вам приходится регулярно копировать данные в Excel, но вам хотелось бы автоматизировать этот процесс ради экономии времени.

Об экспорте данных в Excel

В приложении Access нет команды «Сохранить как” с возможностью сохранения данных в формате Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо воспользоваться функций экспорта, описанной в этой статье, либо скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в таблицу Excel.

Можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет, а также отдельные записи в представлении.

В приложении Microsoft Excel есть команда импорта данных из базы данных Access. Ее можно использовать вместо команды экспорта Access, однако с помощью команды импорта в Excel можно импортировать только таблицы и запросы. Дополнительные сведения см. в разделе справки Excel Подключение к внешним данных и их импорт.

Экспортировать макросы и модули нельзя. При экспорте формы, отчета или таблицы с подчиненными формами, отчетами или таблицами экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Все подчиненные формы, отчеты и таблицы следует экспортировать в Excel отдельно.

В ходе операции экспорта можно экспортировать лишь один объект базы данных. Однако после нескольких операций экспорта можно выполнить в Excel слияние нескольких листов.

Подготовка к экспорту

Прежде чем выполнять операцию экспорта, следует проверить данные, которые будут экспортироваться, на предмет сообщений об ошибках и ошибочных значений. Ошибки рекомендуется устранить до экспорта данных в Excel. В противном случае в ходе экспорта могут возникнуть неполадки, а в ячейки листа Excel могут быть вставлены пустые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте данных в Excel, см. в разделе Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, определите, как требуется экспортировать данные: с сохранением форматирования или без него. Выбранный способ экспорта влияет на два аспекта целевого файла: объем экспортируемых данных и формат их отображения. В приведенной ниже таблице представлены результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Исходный объект

Поля и записи

Форматирование

Таблица или запрос

Примечание: Формы и отчеты невозможно экспортировать без форматирования.

Экспортируются все поля и записи базового объекта.

Параметры свойства «Формат» пропускаются в ходе операции.

Для полей подстановки экспортируются только значения кодов подстановки.

Содержимое полей гиперссылок экспортируется в виде столбца текста, в котором ссылки отображаются в формате отображаемый_текст#адрес#.

Таблица, запрос, отчет или форма

Экспортируются только поля и записи, отображаемые в текущем представлении или объекте. Фильтрованные записи, скрытые столбцы таблицы, а также не отображаемые в форме или отчете поля не экспортируются.

В мастере соблюдаются параметры свойства «Формат».

В случае полей подстановки экспортируются значения подстановки.

При экспорте полей гиперссылок значения экспортируются в виде гиперссылок.

При экспорте полей форматированного текста текст экспортируется без форматирования.

Выберите целевую книгу и ее формат. Имейте в виду, что отчеты можно экспортировать только в более старом формате XLS (но не в формате XLSX).

В процессе экспорта Access предлагает указать имя конечной книги. В приведенной ниже таблице представлена сводка случаев создания новой книги или перезаписи имеющейся.

Целевая книга

Исходный объект

Экспортируемые данные

Таблица, запрос, отчет или форма

Данные с форматированием или без него

В ходе операции экспорта создается книга.

Таблица или запрос

Данные без форматирования

Файл не перезаписывается. В книгу добавляется новый лист, которому присваивается имя объекта, из которого экспортируются данные. Если лист с таким именем уже существует, Access предлагает либо заменить содержимое соответствующего листа, либо указать другое имя нового листа.

Таблица, запрос, отчет или форма

Данные с форматированием

Файл перезаписывается экспортируемыми данными. Все имеющиеся листы удаляются, и создается новый лист с именем экспортируемого объекта. Данные листа Excel наследуют параметры форматирования исходного объекта.

Данные всегда добавляются в новый лист. Невозможно добавить данные в имеющийся лист или именованный диапазон.

Выполнение экспорта

Если целевая книга Excel открыта, закройте ее перед выполнением операции.

Читайте так же:
Промокоды для Пандао на баллы 2020

На панели навигации исходной базы данных выберите объект, который требуется экспортировать.

Экспорт только части данных

Если объектом является таблица, запрос или форма и требуется экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите необходимые записи.

Открытие формы в режиме таблицы

Чтобы открыть форму, дважды щелкните ее.

Щелкните форму правой кнопкой мыши, а затем щелкните элемент Режим таблицы. Если он недоступен, выполните действия, описанные ниже.

Выберите пункт Режим конструктора.

Нажмите клавишу F4, чтобы отобразить панель задач «Страница свойств».

В раскрывающемся списке в верхней части этой панели выберите пункт Форма.

На вкладке «Формат» панели «Страница свойств» установите значение Да для свойства Режим таблицы.

На вкладке Конструктор в группе Представления выберите пункт Режим таблицы.

Примечание: Часть отчета экспортировать нельзя. Однако можно выбрать или открыть таблицу или запрос, на которых основан отчет, и затем экспортировать часть данных в этот объект.

На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Excel.

В диалоговом окне Экспорт — Электронная таблица Excel просмотрите предлагаемые имена файлов рабочей книги Excel (Access использует имена исходных объектов). При необходимости имя файла можно изменить.

В поле Формат файла выберите нужный формат файла.

Если при экспорте таблицы или запроса требуется сохранить форматирование данных, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка к операции экспорта.

Примечание: При экспорте формы или отчета этот флажок установлен по умолчанию и недоступен для изменения.

Чтобы просмотреть конечный файл Excel после завершения операции экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

Если исходный объект был открыт и одна или несколько записей для экспорта выделены до запуска операции, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если требуется экспортировать все отображаемые записи, этот флажок необходимо снять.

Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).

Нажмите кнопку ОК.

Если в ходе экспорта возникает ошибка, в Access отображается сообщение с описанием ее причины. В противном случае приложение Access экспортирует данные и в соответствии с параметрами, выбранными на этапе 7, открывает либо не открывает целевую книгу в Excel. Затем в Access открывается диалоговое окно, в котором можно создать спецификацию со сведениями об экспорте.

Что еще важно знать об экспорте

Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.

Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.

Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.

Решение проблем, связанных с отсутствующими и неверными значениями

В приведенной ниже таблице описаны различные способы устранения типичных ошибок.

Совет: Если отсутствует всего несколько значений, введите их в книгу Excel самостоятельно, в противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access и повторите экспорт.

Источник проблемы

Описание и решение

Экспортируются результаты вычисляемых полей; выражения, на основе которых производится вычисление, не экспортируются.

Многозначные поля экспортируются в виде списка значений, разделенных точками с запятой (;).

Рисунки, объекты и вложения

Графические элементы (например, эмблемы, содержимое полей объектов OLE и вложения, которые содержатся в исходных данных) не экспортируются. Их следует добавить на лист вручную после завершения операции экспорта.

При экспорте формы или отчета, содержащих объект Microsoft Graph, он не экспортируется.

Данные в неверном столбце

Значения Null на целевом листе иногда заменяются данными, которые должны находиться в следующем столбце.

Отсутствующие значения даты

Значения дат, предшествующих 1 января 1900 г., не экспортируются. Соответствующие ячейки на листе содержат значения Null.

Выражения, которые используются для вычислений, не экспортируются в Excel. Экспортируются только результаты вычислений. Формулу следует добавить в рабочий лист Excel вручную после завершения операции экспорта.

Отсутствующие подчиненные формы, отчеты и таблицы

При экспорте формы, отчета или таблицы экспортируется только главная форма, отчет или таблица. Необходимо повторить операцию экспорта для всех подчиненных форм, отчетов и таблиц, которые требуется экспортировать.

Отсутствующие или неправильно отформатированные столбцы

Если ни один из столбцов на конечном листе не отформатирован, повторите операцию экспорта, установив флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием в мастере. Если же только некоторые столбцы имеют форматирование, отличное от исходного, выполните нужные действия в Excel вручную.

Форматирование столбца в Excel

Откройте целевую книгу Excel и перейдите на лист с экспортированными данными.

Щелкните нужный столбец или выделенный диапазон ячеек правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

На вкладке Число в группе Числовые форматы выберите нужный формат, например Текстовый, Числовой, Дата или Время.

Нажмите кнопку ОК.

Значение «#» в столбце

Значение # может содержаться в столбце, который соответствует логическому полю формы. Это может быть результатом запуска операции экспорта из области переходов или режима формы. Чтобы устранить эту ошибку, откройте форму в режиме таблицы, прежде чем экспортировать данные.

Индикаторы или значения ошибки

Проверьте ячейки на наличие индикаторов ошибки (треугольников зеленого цвета в углу ячеек) или значений ошибки (строк, которые начинаются со знака #, а не с нужных данных).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию