Edcomp.ru

Советы по настройке и оптимизации компьютера
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание отчётов в Microsoft Access

Создание отчетов в Access

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

  1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов. Создание отчетов в Access
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Отчет». Создание отчетов в Access
  3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
  4. Вероятно, некоторые ваши данные будут расположены на другой стороне разрыва страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужным.

Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Создание отчетов в Access

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

  1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
  2. Нажмите клавишу «Удалить».

Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

Создание отчетов в Access

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Создание отчетов в Access

Чтобы распечатать отчет:

  1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице. Создание отчетов в Access
  2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте. Создание отчетов в Access
  3. Нажмите команду «Печать». Создание отчетов в Access
  4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

  1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке.
  2. Найдите группу данных на ленте.
  3. Выберите одну из опций типа файла на ленте или нажмите «Дополнительно», чтобы просмотреть параметры сохранения отчета в виде файла Word или HTML. Создание отчетов в Access
  4. Сохраните файл.
Читайте так же:
Можно ли записывать разговоры в мессенджере Skype, и как это делать

Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:

  1. Выберите место, где вы хотите сохранить отчет.
  2. Поместите курсор в текстовое поле имени файла и введите имя для своего отчета, если вы хотите назвать его чем-то иным, чем заголовок отчета.
  3. В раскрывающемся меню «Сохранить как» выберите PDF или XPS .
  4. Выберите качество файла , щелкнув Стандарт для отчетов, которые вы планируете распечатать, или Оптимизирован для отчетов, которые вы планируете использовать в основном в Интернете.
  5. После того как вы удовлетворены своими настройками, нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить отчет. Создание отчетов в Access

Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

  1. Нажмите «Обзор», чтобы указать местоположение и имя файла, затем нажмите «Сохранить».
  2. В диалоговом окне «Экспорт» установите флажки, чтобы выбрать нужные параметры сохранения, если это применимо.
  3. Нажмите «ОК», чтобы экспортировать отчет. Создание отчетов в Access
  4. Появится диалоговое окно с уведомлением о том, что ваш файл был успешно сохранен. Нажмите «Закрыть», чтобы вернуться к вашему отчету.

Создание отчётов в Microsoft Access

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

  • Мастер отчетов
  • Конструктор отчетов
  • Инструмент Report
  • Пустой report

Рис. 1.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

  • В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
  • В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
  • Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

Рис. 2.

Рис. 3.

Рис. 4.

Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле «Название» из списка «Группы студентов»;
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим «Предварительный просмотр» (рис 6).

Рис. 6.

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент «Пустой report» позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область «Список полей» существующих таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы «Элементы управления» на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Создание отчетов в Access: описание, формы, порядок действий

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Окно предварительного просмотра

Понятие и создание отчетов в Access

Какой программой проверить жесткий диск: обзор и отзывы. Crystal Disk Mark. Victoria HDD Вам будет интересно: Какой программой проверить жесткий диск: обзор и отзывы. Crystal Disk Mark. Victoria HDD

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Проверка данных в Excel: методы и особенности Вам будет интересно: Проверка данных в Excel: методы и особенности

Выбор источника отчета

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

  • Заголовок.
  • Верхний и нижний колонтитулы.
  • Рабочую область.
  • Примечание.

Заголовок

Подтверждение сохранения отчета

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Верхний колонтитул

Варианты выбора

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел «Вид», затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр «Высота колонтитула» нужно вписать значение «ноль».

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Готовый отчет в Access

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел «Вид», выбрать функцию «Заголовок/примечание отчета». При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

  • Встроенный конструктор.
  • Мастера автоматических репортов.
  • Автоотчет в столбик либо в ленту.
  • Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Начальный экран создания

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Создание отчетов в Access: описание, формы, порядок действий

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Окно предварительного просмотра

Понятие и создание отчетов в Access

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Выбор источника отчета

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

  • Заголовок.
  • Верхний и нижний колонтитулы.
  • Рабочую область.
  • Примечание.

Заголовок

Подтверждение сохранения отчета

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Верхний колонтитул

Варианты выбора

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел «Вид», затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр «Высота колонтитула» нужно вписать значение «ноль».

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Готовый отчет в Access

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел «Вид», выбрать функцию «Заголовок/примечание отчета». При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

  • Встроенный конструктор.
  • Мастера автоматических репортов.
  • Автоотчет в столбик либо в ленту.
  • Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Начальный экран создания

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

  1. В первую очередь потребуется готовая база данных. Перейдите в раздел «Отчеты», затем нажмите на контекстное окно «Создать». Появится окошко с выбором вида отчета.
  2. Для быстрого создания отчета нужно выбрать «Автоматический ответ» в столбец либо ленточный.
  3. Затем нужно выбрать источник информации. Для этого можно воспользоваться готовой базой данных либо информационным запросом.
  4. Подтвердить выбор.
  5. Затем мастер автоматических отчетов создаст репорт согласно выбору. При этом он откроется в режиме предпросмотра. Тут можно увидеть внешний вид готового отчета.
  6. Затем после завершения правок нужно перейти во вкладку «Файл», нажать на кнопку «Сохранить». В окне нужно ввести полное имя отчета, затем выбрать директорию либо съемный накопитель.

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

  1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
  2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
  3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию